4 sencillos consejos para ahorrar en tus viajes de empresa

Se respira un cierto euro-optimismo en lo referente a la economía y esta sensación se refleja por ejemplo en las previsiones y predicciones de las partidas orientadas a los viajes de empresa.

Estudios recientes abordan datos de estabilidad y un puntual crecimiento en los presupuestos destinados a los gastos de desplazamientos de media y larga distancia. Ahora bien:

“¿Sabes el porcentaje de empresas españolas que utilizan aerolíneas low-cost para sus viajes corporativos? Búscalo, te llevarás más de una sorpresa”

Sobre todo si lo extrapolamos a la implantación que tienen estas aerolíneas en nuestros viajes personales. ¿Por qué no aplicamos esta lógica económica a los viajes de empresa? Seguramente porque la responsabilidad sobre estos gastos de viaje se diluye conforme más alejado está nuestro cargo del máximo responsable, más aún si éste no es el principal accionista o propietario de la empresa.

Sean determinantes o relevantes estos sobrecostes para las empresas, eso no quita que sean un serio fracaso corporativo en la alineación de los objetivos e intereses de los empleados a los de la estrategia empresarial. Sin una convergencia en materia de intereses, continuaremos estirando la cuerda desde ambos extremos en direcciones opuestas.

viaje de empresa*Fuente: www.nhueconcierge.com

En el caso de que te controlen mucho los gastos asociados a un viaje, seas autónomo o bien el propietarios de un negocio, tendremos que pasar a un siguiente escalón referido al control de costes.

Inicialmente, para los que optéis por utilizar intermediarios os dejo una lista de las ventajas de elegir adecuadamente el canal de compra para los viajes de empresa. Para los que prefiráis reservar y auto-gestionaros vuestros viajes, tened en consideración los siguientes aspectos.

1.      Valora alternativas y compara precios

Parece una obviedad pero no siempre dedicamos el tiempo necesario para encontrar los precios más económicos para los desplazamientos corporativos.

“¿Te cuento un secreto? Algunas webs donde compras vuelos habitualmente utilizan tus cookies de navegación para incrementar el precio a partir de tu segunda consulta a su web. Limpia cookies y problema resuelto, no vayas a pagar más sin motivo”

2.      Máxima antelación

Tampoco somos todo lo meticulosos que deberíamos en lo referente a la previsión y planificación de las agendas comerciales. Es cierto que algunos contactos o reuniones surgen sin previo aviso (bienvenidas sean si nos aportan un buen ROI), pero otras tantas podríamos controlarlas incluso con un año de antelación. ¿Tienes clientes o proveedores habituales a los que visitar? ¿Por qué no estableces unos informes periódicos que reportar en las fechas que te interesan? ¿Se celebra algún evento anual relacionado con tu sector profesional que sirve de nexo con un posible cliente?

Cualquier excusa es buena para organizar y planificar nuestros desplazamientos. Es más, la previsión es un valor muy apreciado por tus clientes por sus connotaciones asociadas de seriedad, profesionalidad y constancia.

“Organiza tu trabajo en relación a los viajes planificados en lugar de planificar tus viajes en base a tu trabajo”

De seguir el segundo patrón, nunca tendrás el tiempo necesario para viajar, y de hacerlo lo harás sin la previsión necesaria, ya no exclusivamente a nivel económico sino también en lo referente a la recopilación de información y preparación o estudio que requiere una reunión de este tipo. Si vale la pena invertir dinero, también vale la pena invertir tiempo en prepararla adecuadamente.

3.      Analiza los costes anticipados no utilizados

¿Has comprado alguna vez un bono de viajes de transporte público o ferroviario que posteriormente no has utilizado en su totalidad? ¿Has contratado una tarifa de internet en el hotel que luego prácticamente no has amortizado? ¿Te hubiera salido más a cuenta bajar a tomarte un café a un bar con wifi?

Estas y otras muchas situaciones nos han pasado a todos, pero en tus manos está aprender de ellas para reducir y gestionar los costes de futuros desplazamientos.

 viaje de trabajo*Fuente: trabajados.com

4.      Usa las nuevas (y gratuitas) tecnologías

No todos los viajes son necesarios ni muchas veces beneficiosos para la empresa (¿ya mides el ROI de tus viajes?), por lo que una videoconferencia o una reproducción en streaming pueden ahorrarte mucho tiempo y dinero. Las posibilidades en este terreno dependerán en gran parte de la motivación e importancia del desplazamiento. Pero empieza a ofrecer y dominar esta alternativa como método para minimizar costes, facilitar la monitorización y éxito de las conferencias y, además, para vigorizar, reactivar y dinamizar las relaciones comerciales con nuestros stakeholders externos más habituales.

Sobre el autor:

Roger Llorens, licenciado en Administración y Dirección de empresas por la Universidad Autònoma de Barcelona, completando sus estudios en la Linnaeus University de Suecia. Especializado en Marketing Online desde 2008, ha trabajado como diseñador de proyectos de posicionamiento web (SEO y Marketing de Contenidos), campañas en redes sociales para empresas y pymes (SMO – SMM) y estrategia online corporativa y comunicativa para varias empresas y startups

Google+: https://plus.google.com/+RogerLlorens

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